Viver é ter histórias para contar. É superar as rotinas do dia-a-dia. É levantar a poeira. É natural ter medo das mudanças. Dá insegurança, choro, desabafo. Compartilhar as experiências e reconhecer-se no outro é importante nesses momentos. O diálogo é a solução para todos os problemas. Ter humor nas mudanças, nos enfrentamentos da vida é fundamental. Nas dificuldades, a criatividade é a chave. Melhorar-se!

Não, não estamos numa sessão de terapia, mas poderia ser.

Quem esteve ontem (25) participando da reunião sobre a Reforma Administrativa na sala da congregação pode ouvir a consultora de Recursos Humanos da CPFL, Deise Fernandes, falar sobre “Superando desafios”.

Cega desde os 15 anos de idade, mãe de três filhos, formada em sociologia e com mais de 10 cursos de pós-graduação no currículo, Deise falou que não se deve congelar conceitos e que as mudanças são vias mãos duplas.

“Há expectativa tanto de quem muda de um departamento para outro como de quem recebe o funcionário”, disse.

Para a consultora, o homem é um ser biopsicossocial e espiritual e precisa trabalhar os quatro níveis para ter equilíbrio.

“Todos são únicos. Não existe acaso. Somos livres para escolher”, explicou, alertando: “Precisamos refletir nos momentos de mudanças. Pare de olhar para fora e começe a olhar para dentro”.

Segundo o diretor da FCM, José Antônio Rocha Gontijo, a readequação do quadro de funcionários é uma necessidade administrativa para melhorar o comprometimento, a motivação e a qualificação dos servidores. “As mudanças serão paulatinas e sem constrangimentos”, garantiu.

Reforma administrativa das atividades desenvolvidas nas secretarias dos Departamentos

Introdução

A Faculdade de Ciências Médicas foi criada na década de sessenta, onde atuava dentro da Santa Casa de Misericórdia de Campinas, sendo transferida para o Campus Universitário na década de oitenta, onde de lá para cá houve uma explosão no seu desenvolvimento sem que houvesse tempo para se pensar, planejar e melhorar suas rotinas administrativas, que são inerentes as atividades assistenciais desenvolvida no âmbito hospitalar.

            Em decorrência do forte contingenciamento que a Universidade vem passando, o alto número de aposentadorias do quadro administrativo, sem reposição e, a crescente demanda de serviço mediante o crescimento da Universidade, nos levou a refletir em alternativas para manter o atendimento dos serviços com os recursos humanos existente sem que haja prejuízo na agilidade e qualidade dos serviços prestados.

Descrição dos problemas

            Com o desenvolvimento desenfreado da Universidade, não houve a preocupação de se refletir na melhoria de processo das atividades administrativas desenvolvidas na FCM, sendo que o fluxograma destas atividades ainda é o mesmo quando da sua criação, sendo desnecessário justificar que são inadequados para a realidade vivenciada atualmente, tanto do ponto de vista tecnológico como da qualificação dos seus recursos humanos.

Proposta de melhoria

Para apresentar uma proposta de melhoria foi preciso estudar o processo como um todo, conhecendo a realidade vivenciada pelos secretários, chefes dos departamentos e as comissões relacionadas com o ensino, pesquisa e extensão.

Inicialmente foi preciso mapear todos os trabalhos exercidos nas secretarias dos departamentos, in loco, onde foi possível conhecer suas rotinas, identificando desta maneira vários problemas tais como: desigualdade na relação entre número de servidor X número de docente, não uniformização na execução das rotinas administrativas departamentais, execução de atividades que não são pertinentes a Faculdade, espaço físico inadequado, entre outros.

Em seguida foi preciso conhecer as dificuldades apontadas pelos chefes de departamento, para tanto foram realizadas reuniões mesclando os departamentos que apresentam características disformes na execução de suas atividades, onde foi perceptível pelos chefes a existência de inúmeras desigualdades que prejudicam o bom desenvolvimento das atividades do seu departamento, despertando assim a consciência na busca de melhorias.

Para ser criado um mapa de relacionamento das atividades desenvolvidas nas secretarias dos departamentos foi preciso identificar quais as demandas de trabalhos exportadas pelas áreas administrativas vinculadas à Faculdade aos seus respectivos departamentos, havendo reuniões com os ATDs e secretários destas comissões.

Em parceria com os profissionais da DPD/DGRH definir perfil, habilidades e qualificação necessária para desenvolvimento das atividades; prover capacitação de acordo com as necessidades. Após esta  análise, deverá ser apontada demanda de qualificação com encaminhamento à AFPU e outras providências que se fizerem necessárias.

 Resultado esperado

Apresentar um projeto que possa melhorar as rotinas administrativas desenvolvidas no âmbito da Unidade, focando a qualidade dos trabalhos realizados, aliado ao perfil e habilidades dos seus servidores / docentes, podendo proporcionar desta forma um retorno  toda a comunidade da Faculdade de Ciências Médicas.

Sugestão para trabalhos futuros

Após implantado o projeto de melhoria de processo nas secretarias dos departamentos nossa sugestão será de estender este trabalho nas comissões e áreas da Faculdade de Ciências Médicas.

Conclusão

            Após concluída a implantação do projeto de melhoria do processo nos departamentos prosseguiremos com a mesma metodologia focando as demais áreas desta faculdade.

            Desta forma, acreditamos estar trabalhando com uma gestão de padronização de processos.