A Comissão Setorial de Arquivos e a diretoria da Faculdade de Ciências Médicas (FCM) da Unicamp promoveram na manhã desta quarta-feira (7), no Salão Nobre da faculdade, o 2º Fórum de Gestão de Documentos: Gestão Documental e Relatos de Experiências. O presidente da Comissão Setorial de Arquivo, Emilton Barbosa de Oliveira, abriu o evento relatando que o objetivo do fórum é mudar o paradigma sobre o papel do servidor público como produtor de informação, dando uma noção sobre a importância na preservação de documentos acadêmicos e administrativos. “Queremos mostrar que é possível fazer um trabalho organizado e que o todo documento é passível de ser uma prova histórica”, comentou Emilton.

            O técnico administrativo e representante do Sistema de Arquivos (Siarq) da Unicamp, Fábio Rodrigo Pinheiro da Silva disse que a catalogação e a preservação de documentos são, muitas vezes, relegados a segundo plano, mas que a FCM é um exemplo a ser seguido. A Faculdade de Ciências Médicas foi o embrião da Unicamp e é a primeira unidade a seguir a recomendação do Conselho Universitário (Consu) que propõem a criação de arquivos setoriais.

“Quando falamos sobre prazo e eliminação de documentos, aí é que começa o problema. Todo documento é único. Os documentos podem se tornar fontes de pesquisa. Precisamos estar seguros quanto ao seu destino. O Arquivo Setorial da FCM é um modelo que deve ser seguido”, explicou Fábio.

            O diretor da FCM, José Antonio Rocha Gontijo, disse que sem organização da memória qualquer instituição se perde no tempo e que o próximo passo será a digitalização dos documentos arquivados. Os primeiros acervos que devem passar por esse processo após a análise e limpeza dos documentos são os dos professores Álvaro Guilherme de Bezerril Eugênio, Oswaldo Vital Brazil, Lopes de Faria e José Martins Filho.

            Segundo Ivan Luiz Martins Franco do Amaral, representante da Comissão Setorial de Arquivos e do Centro de Memória da FCM, há várias dificuldades que precisam ser superadas. Os relatos de sobre gestão documental apresentadas no fórum por Cláudia Reis Silva, da Assessoria de Relações Públicas e Mônica Rosa, do Departamento de Radiologia, são experiências bem sucedidas e superação de mudanças de paradigmas. Após a gestão documental, ambas passaram a reconhecer a temporalidade, a forma de arquivamento e a importância do descarte para liberar espaço em suas áreas.

            A utilização de canetas, clipes, elástico, grampos e colchetes de metal foram abolidos por ambas na hora de guardar os documentos em caixas brancas e dispostas horizontalmente (deitadas). Um novo olhar foi adotado por elas, que passaram a achar com facilidade cada documento solicitado. “Antes, era eu aqui e o arquivo lá. Eu tinha até medo de procurar provas e documentos administrativos. Agora, está tudo organizado. Dá trabalho, mas depois que você aprende o que e como guardar, tudo entra num novo ritmo. Dá gosto”, disse Mônica.

            Após o evento, todos os participantes visitaram as instalações do Arquivo Setorial e do Centro de Memória da FCM. O Centro de Memória abrange uma área, de 1.800 m² e abriga o acervo permanente, o Arquivo Setorial, o Grupo de Estudo História das Ciências da Saúde (GEHCSaúde) e o setor higienização de documentos. A sua elaboração e desenvolvimento contou com a colaboração da equipe do Arquivo Centro do Sistema de Arquivos (Siarq).